Olen vuodesta 1996 alkaen osallistunut paljon hankerahoitusten ja tarjousten valmisteluun niin kotimaisille (maakuntaliitot, ulkoministeriö, Business Finland, elinvoimakeskukset, Sitra, hankintayksiköt jne.) kuin kansainvälisille (esimerkiksi kehityspankit, EU, kansainvälisen kehityksen rahoittajat, valtiot, paikallis- ja alueviranomaiset).

Yrittäjänä heinäkuusta 2020 lähtien olen tehnyt noin 20 toimeksiantoa hankkeiden, rahoitushakemusten ja tarjousten valmisteluun liittyen. Näihin perustuen olen miettinyt, milloin ulkoistamisesta voi olla hyötyä ja mitä hyöty voi olla tarkemmin ottaen.

Tähän artikkeliin olen koonnut ajatuksiani kehittääkseni palautteen avulla omia palveluitani.

Lähtökohdat

Niin yksityisten kuin julkisten organisaatioiden osaaminen ja kyvykkyydet hakea kasvua julkisten tarjouskilpailujen kautta vaihtelee. Sama koskee hankerahoituksen hyödyntämistä kehittämiseen, kasvuun ja kansainvälistymiseen.

Organisaatiot, joilla ei ole tarvittavaa osaamista, tarvitsevat luonnollisesti kohtuuhintaista ulkoista asiantuntijaa. Niiden näkökulmasta kriittistä on ymmärtää investoinnin kustannukset suhteessa hyötyihin sekä todennäköisyys rahoituksen saamiseen tai tarjouksen voittamiseen.

Organisaatiot, joissa sinänsä on osaamista ja resursseja eivät välttämättä tarvitse ulkopuolista asiantuntijaa suunnittelemaan projektia eikä valmistelemaan hakemusta tai tarjousta. Tästä huolimatta ne, esimerkiksi korkeakoulut, oppilaitokset, kunnat ja pk-yritykset, voivat hyötyä ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä.

Miksi ulkopuolista asiantuntijaa voi olla hyödyllistä käyttää?

Alla on lista ajatustyöni tuloksista. Lähtökohtana on pohdinta, milloin organisaation kannattaa harkita kokeneen hanke- ja tarjousasiantuntijan, jolla on osaamista myös prosessien valmistelusta ja projektiyksiköiden johtamisesta, hyödyntämistä hankeen tai tarjouksen valmistelussa.

Organisaatio haluaa keskittyä ydinosaamiseen ja hankkia hanke- ja tarjousvalmistelun

• Organisaatiolla ei ole käytettävissä syvällistä rahoitusinstrumentin tuntemusta
• Organisaatiolla ei ole vahvaa hankintayksikön tai toimintaympäristön tuntemusta julkisen tarjouskilpailun osalta
• Rahoituksen saaminen tai tarjouskilpailun voittaminen koetaan epätodennäköisenä
• Omat resurssit päätetään kohdentaa muihin kohteisiin, mutta hankehakua tai tarjouskilpailu kiinnostaa
• Projektisuunnittelu, hakemuksen tai tarjouksen tekeminen olisi mahdollista, jos siihen osallistuu ulkopuolinen asiantuntija
• Ulkopuolinen asiantuntija voisi tuoda puolueettoman näkökulman monitoimintahankkeeseen fasilitaattorina ja sisäisenä arvioitsijana
• Ulkopuolelta on saatavissa korkealuokkaista fasilitointiosaamista
• Ulkopuolelta on saatavissa kyvykkyyksien kehittämisosaamista, joka jää työkalujen ja uuden osaamisen kautta valmistelu- ja tarjoustyön ohella organisaation käyttöön
• Hanke- tai tarjousvalmistelun arvioidut kustannukset ylittävät kustannukset, joihin organisaatio on valmis ottamaan huomioiden riskin, että rahoitusta ei saada tai tarjous ei voita, ilman että “ulkopuolinen taho” ottaa osan valmistelun kustannuksista

Mitä hyötyjä ulkoistamisella voidaan saavuttaa?

Seuraavaan listaan on tiivistetty konkreettinen potentiaalinen hyöty ulkopuolisen asiantuntijan hyödyntämisestä.

• Saadaan ulkoistettua tehtävä, joka halutaan ulkoistaa (resurssien tehokas allokaatio)
• Saadaan käyttöön osaamista, jota suuri silloin ei ole käytettävissä (resurssien tehokas allokaatio).
• Tehostetaan hankevalmistelua tai tarjouksen valmistelua (kustannustehokkuus)
• Jaetaan riskiä
• Vähennetään kiinteitä kustannuksia
• Ulkopuolinen asiantuntija tuo luottamusta ja neutraalisuuden
• Kehitetään työkalujen ja osaamisen kautta hanke- ja tarjoustoimintakyvykkyyksiä.

Mikä on ”asiantuntijapalvelu”?

Hankittava ulkopuolinen asiantuntijapalvelu kannattaa luonnollisesti mitoittaa tilanteen, tarpeen ja potentiaalisen hyödyn perusteella. Kun olen pohtinut, millaisilla palveluilla voisin palvella asiakkaitani, olen päätynyt seuraavan portfolioon:

• Hankehakemuksen kirjoittaminen
• Hankehakemusluonnoksen tai keskeisten kohtien kirjoittaminen
• Hankehakemusluonnoksen arvioiminen
• Projektisuunnittelu- tai hankehakemusprosessin fasilitointi
• Konsultointi-, fasilitointi- tai coaching palvelut jonkin erityiseen hankesuunnittelun tai rahoitushakemuksen teemaan liittyen, kuten tavoitehierarkiat ja mittarit

Tarjousten valmistelun osalta edellisiin voi lisätä ainakin seuraavat:

• Tarjousehtojen laatiminen
• Organisaatiokuvausten, referenssien ja CV:den laatiminen (ulkopuolisen voi olla helpompi kirjoittaa nämä asiakkaalle)
• Asiantuntijoiden valinta ja pisteiden maksimointi
• Lyhyelle listalle pääseminen
• Voittamisen mahdollisuuksien analyysi
• Konsortioiden muodostaminen

Rahoitusmahdollisuuksien kartoittaminen ja rahoitustiekartat

Hankkeiden ja tarjousten valmistelun ohella organisaatio voi etsiä rahoitusmahdollisuuksia organisaation kehittämiseen, liiketoiminnan kehittämiseen tai kansainvälistymiseen. Tämä ei ole salatiedettä, mutta vie aikaa, varsinkin jos sen haluaa tehdä kattavasti etsien uusia mahdollisuuksia.

Työ ei ole hetkessä valmis. Kartoitustyössä voidaan törmätä kysymyksiin, kuten

• Mistä löytää rahoitusinstrumentteja (tiedon lähteet)?
• Mikä instrumentti sopii organisaatiolleni ja millä ehdoilla (analyysi)?
• Missä roolissa hankkeissa (hakija, kumppani, alihankkija)?
• Kannattako hakea, kun ottaa huomioon hakemisen kustannukset ja todennäköisyyden saada rahoitus (kustannus-hyöty -analyysi)?

Kysymykset eivät ole ihan yksinkertaisia ja kaikkea ei voida ratkaista generatiivisella tekoälyllä. Ulkopuolinen kokenut asiantuntija voi auttaa löytämään oikeita instrumentteja, sopivia hankerooleja ja uusia rahoitusinstrumentteja, joita organisaatio voi hyödyntää pidemmällä aikavälillä.

Kotimaiset ja kansainväliset tarjouskilpailut

Tunnen useita suomalaisia yrityksiä, jotka eivät osallistu julkisiin hankintoihin Suomessa – ja vielä useampia, jotka eivät edes tutki kansainvälisten hankintojen mahdollisuutta.

Oletko käynyt koskaan tutkimassa Assortista https://www.assortis.com/ tai Devexiä https://www.devex.com/ tai HILMA:aa https://www.hankintailmoitukset.fi ?

Julkiset hankinnat tarjoavat mahdollisuuksia kasvuun ja kansainvälistymiseen. Siksi liiketoimintamahdollisuuksia kannattaisi tutkia ja sen jälkeen joko luopua niihin osallistumisesta tai rakentaa strategia niihin osallistumiseen.

Tarjous- ja hanketoiminnan kapasiteetti

Tarjous- ja hanketoiminta edellyttää osaamista ja kapasiteettia. Sen kehittämisen yksi mahdollinen ensimmäinen askel on projektisalkun ja projektitoiminnan arviointi ja kehittämiskohtainen. Niin hanke- kuin tarjoustoiminnan arvioinnin voisi tehdä kehittävän arvioinnin lähtökohdista ja tunnistaa kehittämiskohteita soveltamalla alla olevaa EFQM-mallin perustuvaa viitekehystä.

Miten teidän organisaatiossanne hoidetaan rahoitushakemukset ja tarjousprosessit? Hyödynnättekö ulkopuolisia asiantuntijoita vai rakennatteko osaamisen kokonaan talon sisälle?