Ennen yrittäjävuosia olen toiminut noin 16 vuotta sellaisten yksiköiden esihenkilönä, joiden toiminta liittyy TKI-projektien, kansainvälisten opetussektorin konsultointiprojektien tai kansainvälisten asiantuntijapalveluliiketoimintaprojektien johtamiseen. Yrittäjävuosina olen myös tutustunut asiakkaiden projekti- ja tarjoustoiminnan johtamiseen. 

Geneerinen malli projekti- ja tarjoustoiminnan johtamiseen 

Näiden kokemusten pohjalta olen hahmotellut geneerisen mallin projekti- ja tarjoustoiminnan johtamiseen. Projektitoiminnalla tarkoitan tässä ennen muuta ulkopuolisella rahoituksella toteutettuja ei-voittoa tavoittelevia projekteja. Tarjoustoiminnalla tarkoitan kaupallista toimintaa, johon liittyy yleensä avoin tai rajattu kansainvälinen tai kansallinen tarjouskilpailu. 

Malli on “geneerinen”, koska erilaisten projektisalkkujen, projektityyppien ja tarjoustoiminnan sisältöjen välillä on toki erityispiirteensä. Oma mallini on kehitetty erityisesti korkeakoulujen TKI-toiminnasta, koulutuspalveluliiketoiminnasta ja koulutusviennistä saatujen kokemusten pohjalta. Uskon sen kuitenkin olevan sovellettavissa esimerkiksi korkeakouluissa, ammattisissa oppilaitoksissa, kunnissa ja asiantuntijapalveluita tarjoavissa yrityksissä. 

Projekti- ja tarjoustoiminnan johtaminen 

Projekti- ja tarjoustoiminnan johtamisella tarkoitan projektisalkun johtamista eli projektimuotoisena toteutettavan TKI-, hanke- tai palveluliiketoiminnan strategian tekemistä, joka ohjaa projektitoimintaa, kuten projektien valintaa. Johtamiseen liittyy myös projekti- ja tarjoustoiminnan vaiheistaminen sekä prosessien, vastuiden ja työkalujen kehittäminen kuhunkin vaiheeseen. Projekti- ja tarjoustoiminnan johtamisen tavoite on ohjata käytännössä projektien ja tarjousten valintaa, suunnittelua, toteuttamista sekä päättämistä ja projekteista oppimista. 

Projekti- ja tarjoustoiminnan johtamisen tavoitteet 

Projekti- ja tarjoustoiminnalla on luonnollisesti osittain eri tavoitteita, samoin kuin esimerkiksi yrityksillä, korkeakouluilla ja kunnilla. Eroista huolimatta projekti- ja tarjoustoiminnan johtamisella on myös yhteisiä tavoitteita, joita ovat esimerkiksi seuraavat 

• Projekti- tai tarjoustoiminnan liikevaihdon kasvattaminen 

• Kaupallisten projektien kannattavuuden parantaminen 

• Kehittämistyön kustannusten siirtäminen ulkoisesti rahoitetuille projekteille 

• Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tyytyväisyyden lisäämällä parantamalla ja selkeyttämällä projektien tai tarjousten elinkaaren hallinnan prosesseja, kuten viestintää, dokumenttien hallintaa, sopimuskäytänteitä 

• Maineen kasvattaminen ammattimaisena projekti- ja tarjoustoimijana 

• Projektien suunnitteluun ja tarjousten tekemiseen käytettävien resurssien käytön tehostaminen prosesseja, työkaluja ja organisointia parantamalla 

• Projektien toteuttamisen ja päättämisen tehostaminen kehittämällä prosesseja ja työkaluja 

• Osaamisen, motivaation ja työtyytyväisyyden parantaminen selkeyttämällä prosesseja, ottamalla käyttöön työkaluja ja oppimalla projekteista 

• Resurssien tehokkaampi allokointi sitoutumalla vain sellaisten projektien suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä tarjoamiseen, jotka tukevat strategiaa ja jotka täyttävät niille asetetut kriteerit 

• Riskien realisoitumista projekteissa parantamalla riskien hallintaa projekti- ja tarjoustoiminnassa koko niiden elinkaaren aikana 

Keinot projekti- ja tarjoustoiminnan johtamisen kehittämiseen 

Keinot luonnollisesti ovat organisaation tilanteesta riippuvaisia. Hyvä käytänne kehittämistoiminnan alussa on kuitenkin monesti nykytilanteen arviointi, johon sitoutetaan sisäisesti eri tehtävissä toimivia henkilöitä. Arviointiin voidaan ottaa myös ulkopuolinen fasilitaattori. Arvioinnissa olisi syytä arvioida kokonaisvaltaisesti nykytilannetta. 

Projekti- ja tarjoustoiminnan kehittämisen keinot liittyvät 

• Strategian tai sen jalkauttamisen  

• Prosesseihin ja vastuisiin 

• Organisointiin ja tukirakenteiden kehittämiseen 

• Kumppanuusrakenteisiin ja ulkoistamiseen 

• Työkalujen kehittämiseen 

• Toiminnan kokonaisvaltaiseen hahmottamiseen, kuten projektimuotoisen toiminnan vaiheistamiseen 

• Osaamisen kehittämiseen, tehokkaan osaamisen kehittämisen tavan etsimiseen